Dokumenten-KI liest Bestellinformationen aus. Erst Stammdatenabgleich, Preisprüfung, Dublettenkontrolle und eine definierte Freigabe machen daraus einen belastbaren ERP-Auftrag. Die Qualität des gesamten Ablaufs zählt, nicht nur die Trefferquote beim Auslesen.
Der Engpass liegt zwischen Postfach und ERP
Eine Bestellung kommt als PDF, Excel-Datei oder Freitext. Im Innendienst werden Kunde und Artikel zugeordnet, Mengen übertragen, Preise verglichen und Liefertermine geklärt. Schon eine kleine Abweichung kann zusätzliche Rückfragen auslösen.
Wer nur die Texterkennung automatisiert, verlagert einen Teil dieser Arbeit in die Nachkontrolle. Das Ziel sollte deshalb ein vollständiger Ablauf sein: vom eindeutig registrierten Eingang bis zum geprüften Auftrag.
Fünf Schritte bis zum belastbaren Auftrag
- Eingang registrieren. Nachricht, Anhang und Kundenreferenz werden einem Vorgang zugeordnet. Dateityp und sichere Verarbeitung gehören zur Eingangskontrolle.
- Bestellinformationen auslesen. Dokumenten-KI erfasst Text, Tabellen und relevante Felder. Google Document AI bietet dafür unter anderem OCR und Datenextraktion. Technischer Überblick von Google.
- Gegen das ERP prüfen. Artikelnummer, Einheit, Menge und Preis werden mit den vorhandenen Stammdaten und Konditionen abgeglichen. Eine plausible Zahl ist noch keine korrekte Bestellmenge.
- Ausnahmen entscheiden. Unbekannte Artikel, abweichende Preise und Auftragssperren gehen mit ihrem Kontext in eine Prüfansicht. Die verantwortlichen Mitarbeiter geben den Vorgang frei.
- Kontrolliert übergeben. Die Schnittstelle legt den Auftrag an und liest Belegnummer und Status zurück. Bleibt eine Antwort aus, wird zuerst der Buchungsstatus geprüft.
Die letzte Regel verhindert, dass ein technischer Timeout zu einem zweiten Auftrag führt. Dokumente liefern Daten; sie dürfen keine Anweisungen für eigenständige Systemaktionen erteilen.
Praxisfall: 2,9 statt 8 Minuten je Bestellung
Ein metallverarbeitendes Unternehmen bearbeitete rund 1.000 Bestellungen im Monat. Vor dem Projekt band ein Auftrag etwa acht Minuten. Nach zehn Wochen lag die Bearbeitungszeit bei 2,9 Minuten, rund 64 % weniger.
62 % der Bestellungen liefen als Standardfall mit kurzer Sichtprüfung durch. Auftragsbestätigungen gingen nach vier statt 24 Stunden heraus; die Erfassungsfehler sanken von 2,4 % auf 0,5 %. Der Aufbau verband Outlook, n8n, Document AI, eine fachliche Prüflogik und SAP SD.
Diese Werte beschreiben den konkreten Projektfall. Sie sind nicht mit einer vollständig unbeaufsichtigten Auftragserfassung gleichzusetzen. Projektverlauf, Ergebnisse und Bewertungsgrundlage ansehen.
Was im Pilot tatsächlich geprüft werden sollte
Nutzen Sie repräsentative Bestellungen einschließlich schwieriger Fälle. Messen Sie neben der Bearbeitungszeit auch Korrekturen, Rückfragen und falsch angelegte Positionen. Ein System, das viele Standardfälle schnell liest, aber wichtige Ausnahmen übersieht, besteht die fachliche Prüfung nicht.
- Werden wiederholte Bestellungen und Änderungsbestellungen unterschieden?
- Bleiben Fundstelle und Originaldokument nachvollziehbar?
- Was passiert bei unbekannten Artikeln, Preisen oder Einheiten?
- Ist nach einer unterbrochenen Übertragung klar, ob bereits gebucht wurde?
Ein neues ERP ist dafür nicht zwingend nötig
Der Ansatz arbeitet mit dem vorhandenen ERP und dessen freigegebenen Schnittstellen. Welche Übergabe möglich ist, hängt von Version, Berechtigungen und verfügbaren Funktionen ab. Das wird vor Projektbeginn mit der IT geprüft.
Ein sinnvoller Einstieg ist eine klar abgegrenzte Kundengruppe oder Bestellart. So lassen sich Aufwand, Qualität und Nutzen vergleichen, bevor weitere Formate und Ausnahmefälle hinzukommen.
Quellen und Einordnung
Die genannten Projektergebnisse beziehen sich auf den beschriebenen Einzelfall. Sie sind keine Zusage für andere Unternehmen. Methoden und Voraussetzungen müssen im konkreten Einsatz geprüft werden.
